Comment compresser un document PDF ?Comment compresser un document PDF ?

Dans de nombreuses entreprises, envoyer par e-mail un document ou partager un fichier PDF est devenu une pratique courante. Mais parfois, au moment où vous êtes sur le point de partir, votre email refuse de s’envoyer. Que se passe-t-il ? Votre fichier PDF est trop volumineux. Procéder à sa compression est la seule solution, mais comment ?

Qu’est-ce qu’un fichier PDF ?

Un fichier PDF est un document incroyablement pratique pour sa compatibilité avec n’importe quel ordinateur. C’est un format de fichier qui peut être partagé et ouvert avec différents systèmes d’exploitation et divers logiciels compatibles. C’est le type de fichier idéal pour des formalités administratives. Il est facile à transporter sur un ordinateur portable ou une tablette, ou même sur un smartphone. Accessible à tout moment, le format PDF, très pratique et d’ailleurs très utilisé par les étudiants, peut être visualisé, modifié enregistré via une grande variété de plateformes.

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En quoi consiste la compression PDF ?

L’utilisation du fichier PDF est si fréquente dans les entreprises modernes qu’il est devenu le format requis pour la plupart des formalités administratives. Toutefois, il arrive que l’envoi d’un tel document via un système de messagerie ou sur une plateforme en ligne soit difficile ou soit même impossible. Lorsque ce genre de problème se présente, c’est que la taille du fichier PDF est trop importante et qu’il faut le compresser.

La compression PDF consiste à réduire la taille d’un fichier PDF volumineux. Elle utilise un algorithme spécifique pour préserver l’intégrité et la qualité des informations à envoyer. L’important est de s’assurer que la compression s’effectue avec soin et avec les bons outils. Mais il faut savoir distinguer la compression d’un aplatissement. En fait, l’aplatissement est aussi une réduction de la taille d’un fichier PDF, mais il peut causer une perte de données.

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Quand faut-il compresser un fichier PDF ?

  • Lorsque la taille du fichier PDF à envoyer par courriel ou à télécharger dépasse les 5 Mo
  • Lorsque l’espace de stockage est insuffisant
  • Lorsque le document doit être partagé et téléchargé par d’autres utilisateurs
  • Lorsque plusieurs données ou informations sont à transmettre urgemment.

Avantages de la compression PDF

  • Réduction de la taille du fichier
  • Envoi et partage rapide et facile à d’autres personnes
  • Disposer de plus d’espace de stockage sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette
  • Pour accélérer son téléchargement sur un site web
  • Accessible facilement partout et à tout moment.
  • Pour gagner du temps
  • Plus économique

Les différentes étapes pour compresser un document PDF

Pour compresser un fichier PDF, de nombreuses solutions sont possibles, que vous utilisiez Microsoft Windows ou Mac XOS. Mais il faut identifier la plus appropriée et suivre les étapes nécessaires afin de garder intacte l’intégrité et la qualité des données. La compression peut se faire en ligne ou directement sur votre ordinateur avec des logiciels spécifiques.

  • Choisissez un logiciel de compression
  • Téléchargez et installez ce logiciel sur votre ordinateur
  • Sélectionnez le fichier à compresser
  • Faites un clic droit pour faire apparaître le menu
  • Sélectionnez la commande « Compresser ».

Quel que soit le logiciel de compression que vous ayez choisi, cette procédure sera la même sauf sur certains points spécifiques propres à chaque logiciel. Il importe de veiller à ce que le processus de compression n’entraîne aucune perte de données. Votre fichier peut être réduit de 50 à 25 % de sa taille d’origine, mais ce qui compte, c’est moins le pourcentage que le poid final du document, dont dépend la vitesse d’envoi et de visualisation.

Il existe deux types de compression :

  • Lorsque les données décompressées sont exactement identiques à l’original, il s’agit d’une compression réversible
  • Lorsque des informations jugées peu significatives sont supprimées définitivement du document compressé, c’est une compression irréversible.

Dans les deux cas, le fichier PDF compressé devient une archive pouvant contenir un ou plusieurs fichiers. Et pour lire cette archive, il faut la décompresser. Mais s’il s’agit d’un fichier au format exécutable (.exe), sa décompression est automatique.

Les différents outils en ligne de compression PDF

Pour compresser un fichier PDF, de très nombreux logiciels dédiés et plusieurs outils en ligne sont disponibles, certains gratuits, d’autres payants.

PDFCompress !

C’est un outil de compression nécessitant une connexion internet qui vous permettra de compresser un document PDF. Il importe que le fichier compressé soit répertorié dans votre ordinateur,sur Google Drive ou sur DropBox, car il disparaît automatiquement du Cloud après une heure. Veillez à ce que votre fichier à compresser ne dépasse pas 100Mo. Il sera réduit à 37%.

SmallPDF

C’est un logiciel très facile à utiliser car il suffit d’importer votre fichier sur la plateforme. Cette dernière effectue la compression tout en offrant la possibilité de convertir le fichier PDF dans divers formats. SmallPDF est un logiciel téléchargeable sur ordinateur et peut aussi être utilisé en ligne. En optant pour un outil comme celui-ci en ligne, il faut toujours sauvegarder le document compressé sur votre ordinateur ou via un mode de stockage externe parce qu’il sera supprimé après une heure. Même s’il s’agit d’un logiciel gratuit, la compression est limitée à deux documents par heure.

PDF24Creator

C’est l’outil idéal pour les utilisateurs des formats PDF, car PDF24Creator propose une véritable trousse à outils complète. En effet,ce logiciel possède un assistant d’impression, un module d’importation depuis un appareil photo ou un scanner, une solution pour envoyer un document par fax, et plus encore. Tout y est gratuit, notamment la compression des fichiers PDF grâce à son module PDF24Compress.

FileOptimizer

C’est l’un des outils de compression PDF les plus simples et les plus complets. Il est compatible avec divers formats de fichiers et peut compresser des fichiers par lots. D’ailleurs, son taux de compression (42%) est bien élevé par rapport aux autres outils gratuits de compression. Enfin, la qualité de sa compression est parfaite, lisible et sans aucune détérioration ni perte de données.

Outre les  outils susmentionnés, il existe encore bien d’autres outils, parmi lesquels on peut citer PDFElement Pro, ORPALIS PDF Reducer Free, Neevia PDFCompress, Reduce PDF size, ou encore PDF2GO.

Autres alternatives

Outre la compression PDF en ligne, il est également possible de compresser de façon drastique un fichier PDF volumineux directement sur votre appareil. Il suffit d’installer un logiciel simple et pratique compatible à votre système d’exploitation.

Adobe Acrobat

Pour faciliter le partage d’un fichier PDF, il convient de le compresser avec Adobe Acrobat. Facile à utiliser et inventé par le fondateur du format PDF lui-même, c’est un outil de compression puissant (2Go). Après avoir installé le logiciel, chargez-y votre fichier à compresser et Acrobat s’occupe du reste. Il réduit sa taille sans toucher à sa qualité et à son intégrité.

En utilisant Windows 10

Pour les utilisateurs de Windows 10, compresser un fichier PDF rapidement et en quelques clics requiert l’installation d’un logiciel efficace comme PDF Compresseur. C’est un excellent logiciel capable de compresser plusieurs types de fichiers, même les fichiers cryptés. Facile à utiliser, il suffit de le télécharger et d’y charger votre fichier à compresser. Tout sera gardé intact avec une bonne résolution.

Compression PDF sur Mac OS

Un logiciel de compression PDF appelé Preview ou Aperçu est directement fourni avec Mac. Il suffit d’ouvrir le fichier sur Preview, puis le menu Filtre Quartz et ensuite d’appuyer sur “Réduire la taille du fichier”. Il ne vous reste plus qu’à enregistrer le document compressé.

Quel que soit le logiciel de votre choix, il importe de suivre les étapes prescrites et de toujours penser à enregistrer le document compressé sur un support sûr. Partagez, visualisez ou imprimez facilement et rapidement votre document PDF !

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